English সেরা ৫টি এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
যে কোন বিষয়ে একটি প্রোজেক্ট সুষ্ঠভাবে সম্পন্ন করতে হলে টিম ওয়ার্কের কোন বিকল্প নেই। আর এই ডিজিটাল বিশ্বে কোন টিম এবং কাজের ধারাকে ম্যানেজ করার সবচাইতে কার্যকর আর সহজ উপায় হচ্ছে এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এর ব্যবহার।
প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এর মাধ্যমে একজন টিম লিডার হিসেবে বাকি সব টিম মেম্বারদের মধ্য সুষ্ঠূ, সুন্দর ও সুষমভাবে কাজ ভাগ করে দেওয়া যায়। সেই সাথে কাজের সময় নির্ধারণ করে দেয়া, ঠিক মতো তদারকি করা, কাজের অগ্রগতি দেখা ইত্যাদি সহ আরও বিভিন্ন ফিচার ব্যবহার করে একটি প্রোজেক্ট সঠিক সময়ের মধ্য গুছিয়ে সুন্দর করে শেষ করা যায়।
তবে অন্য সবধরণের সফটওয়্যারের এর মতোই এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার খুঁজতে গেলে বিশাল একটি তালিকা পেয়ে যাবেন। এর মধ্য থেকে আপনাকে একটি সফটওয়্যার খুঁজে বের করতে হবে, আপনার এজেন্সীর ধরণ বা কাজের ধরণ, টিম মেম্বার সংখ্যা ইত্যাদির ভিত্তিতে।
এক নজরে দেখে নিন যা আছে এই লেখায়-
এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
এখানে সেরা পাঁচটি এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এর তালিকা দেওয়া হচ্ছে, আশা করি এর মধ্য থেকেই একটি আপনার কাজে লাগবে।
Asana
প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্টের সফটওয়্যারগুলোর মধ্য Asana অন্যতম, বিশেষ করে এর শক্তিশালী যোগাযোগ ব্যবস্থার জন্য। পৃথিবীর অন্যতম বিখ্যাত প্রিন্টিং কোম্পানি Sticker Mule তাদের মার্কেটিং, প্রোডাকশন, কাস্টমার সাপোর্ট, প্রোডাক্ট ডিজাইন, কাজের অগ্রগতি ইত্যাদির জন্য এটি ব্যবহার করে থাকে।
Asana’র স্মার্ট চ্যাট সিস্টেম আপনাকে লগইন করার পরপরই কাজের অগ্রগতি নোটিফিকেশন এর মাধ্যমে জানাবে।
- আরো পড়ুন: সেরা ৫টি টাইম-ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
এছাড়া, আপনার প্রোজেক্ট চলার মাঝামাঝি অবস্থায় যদি অন্য কোনও টিমের সাথে কাজ করার প্রয়োজন হয়, তাহলে সহজেই এতে সেই টিমকে অ্যাড করে নিতে পারবেন। এমনকি, অ্যাড করার পর তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রোজেক্টের ওয়ার্ক হিস্ট্রি থেকে প্রয়োজনীয় তথ্যগুলোতে অ্যাক্সেস পাবে।
আপনার টিম যদি ছোট আকারের হয়ে থাকে, তাহলে Asana ফ্রিতে ব্যবহার করতে পারবেন। তবে টিম মেম্বার ১৫ জনের বেশি হলে তখন প্রতিটি মেম্বারের জন্য প্রতিমাসে আপনাকে ৮০০ টাকা করে গুনতে হবে।
Trello
আপনার প্রোজেক্ট বা কাজটি যে ধরণেরই হোক না কেন, সেটি ম্যানেজমেন্টের জন্য Trello ব্যবহার করতে পারবেন অনায়াসে। আগে থেকে তৈরী করা তাদের সাদামাটা লে-আউট যেমন ইচ্ছে করলে ব্যবহার করতে পারবেন, তেমনি চাইলে সেটি কাস্টমাইজড করে নিজের মতো করে আরও একটু গুছিয়ে নিয়ে ব্যবহার করার সুবিধাও রয়েছে এখানে। প্রয়োজন অনুযায়ী কার্ড যোগ করতে পারবেন এবং তাদের শিরোনামও পরিবর্তণ করতে পারবেন।
এছাড়া আইফোন, কিন্ডল এবং অ্যান্ড্রয়েড প্লাটফরমের জন্য রয়েছে Trello’র অ্যাপ। তাই আপনি ইচ্ছে করলে যে কোন সময় যে কোন জায়গায় বসে কাজের অগ্রগতি বা বর্তমান অবস্থা সম্পর্কে অবগত থাকতে পারবেন। সেই সাথে নতুন টাস্ক ও ডেডলাইন যুক্ত করতে পারবেন। প্রয়োজনীয় ফাইল গুগল ড্রাইভ থেকে সংযুক্ত করার সুবিধাটিও রয়েছে এতে।
এই এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এর অন্যতম সুবিধা হচ্ছে এটি ফ্রিতে ব্যবহার করতে পারবেন। টিম মেম্বার সংখ্যা বা প্রোজেক্ট সংখ্যা যতোই হোক না কেন, আপনি চাইলে সবসময়ই এটি ফ্রিতে ব্যবহার করতে পারবেন। শুধুমাত্র অ্যাডভান্স কিছু ফিচার পেতে চাইলে, আপনাকে ৭০০০ টাকার মতো খরচ করতে হবে, প্রতিমাসে প্রত্যেক মেম্বারের জন্য।
Producteev
ছোট কিংবা মাঝারি আকারের কোন টিমের জন্য এটি একটি চমৎকার প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার। ব্যবহার করা খুবই সহজ। টু-ডু লিস্ট ক্রিয়েট করা, টিম মেম্বারদের মধ্য টাস্ক ভাগ করে দেওয়ার সুবিধা রয়েছে। সেই সাথে টাস্ক এবং সাব-টাস্কও তৈরী করতে পারবেন। পরে করতে হবে এরকম কাজের জন্য রিমাইন্ডার সেট করে রাখতে পারবেন।
ওয়ার্ক ফাইল যুক্ত করার জন্য বক্স, ড্রপবক্সের মত ফ্রি ক্লাউড সার্ভিস এর সাহায্য নিতে পারবেন এখানে। লেবেল, প্রায়োরিটি স্ট্যাটাস, মেম্বার ইত্যাদি ভিত্তিতে আপনার প্রোজেক্টের কাজকে ক্যাটেগরি আকারেও সর্টিং করে দেখতে পারবেন যে কোন সময়।
উল্লেখ্য, Producteev এর রয়েছে অ্যান্ড্রয়েড ও আইফোনের জন্য অ্যাপ।
Trello’র মতো এটিও ফ্রিতে ব্যবহার করতে পারবেন সর্বোচ্চ ১০০ মেম্বারের একটি টিমের জন্য। তবে সে ক্ষেত্রে প্রোজেক্ট সংখ্যার কোন লিমিটেশন থাকছে না। কিন্তু প্রায়োরিটি সাপোর্ট এবং বিভিন্ন কাস্টমাইজেশন ফিচার যুক্ত প্রিমিয়াম প্লানের জন্য মাসে ৮ হাজার টাকা ব্যয় করতে হবে। এতেও যতখুশি তত মেম্বার নিয়ে কাজ করতে পারবেন।
Mavenlink
আপনি যদি একজন সৌন্দর্যপ্রেমী ও কাজ-পাগল মানুষ হন, তাহলে Mavenlink একটি আদর্শ। সুন্দর আকর্ষণীয় ডিজাইনের এই সফটওয়্যারটিতে বিভিন্ন গ্রাফিকাল চার্ট বা স্পেশালাইজড বার চার্ট রয়েছে প্রোজেক্টের অবস্থা জানার জন্য। টিমের অগ্রগতি, ডেডলাইন, কোন কাজের গুরুত্ব কতখানি, কোন কাজ কতখানি এগিয়েছে ইত্যাদি সবই একনজরে চার্ট থেকে দেখে নিতে পারবেন।
এর কিছু ফিচার নিয়ে যদি বলতে চাই, তাহলে প্রথমেই থাকবে টেম্পলেট তৈরী করার ফিচারটি। আপনার এজেন্সীকে যদি একই ধরণের প্রোজেক্ট প্রায়ই করতে হয়, তাহলে এই ফিচারটি আপনাকে অনেক কাজ করা থেকে বাঁচিয়ে দেবে। যার ফলে সময়ও বেঁচে যাবে অনেক।
এছাড়া সময় নির্ধারণের ব্যপারে এটি বেশ দারুণ একটি সুবিধা দেয়। যেরকম ধরুন কোন কারণে আপনার প্রোজেক্টের একটি কাজ পিছিয়ে পড়েছে। এমতাবস্থায় আপনি যদি সেই কাজটি সম্পন্ন করার জন্য নতুন ডেডলাইন সেট করে দেন, তাহলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই কাজের সাথে রিলেটেড অন্যান্য কাজের টাইমলাইনে পরিবর্তণ চলে আসবে।
তবে যদি আপনি ফ্রিল্যান্সার বা পার্টটাইম কর্মী নিয়ে কাজ করতে চান, তাহলে এটি আপনার জন্য খুব বেশি উপযুক্ত হবে না। আর প্রতিমাসে সফটওয়্যারটি ব্যবহারের জন্য খরচ করতে হবে ২৯ ডলার বা প্রায় ২৫০০ টাকার মতো।
Workamajig
Workamajig তৈরী করা হয়েছে মূলত ক্রিয়েটিভ এজেন্সীর কথা মাথায় রেখে। তাই আপনার এজেন্সীটি যদি ক্রিয়েটিভ প্রোজেক্ট সম্পন্ন করা হয়ে থাকে, তাহলে এটি পছন্দের শীর্ষে রাখতে পারেন।
তবে মোটামুটি সর্বেসর্বা টাইপের একটি সফটওয়্যার হওয়ায় এর ইউজার ইন্টারফেস কিছুটা জটিল প্রকৃতির। বুঝতে বেশ কিছুটা সময় লেগে যেতে পারে আপনার। আপনার প্রয়োজন যদি এখনই হয়, তাহলে এটির চাইতে অন্যগুলোই বেশি কাজে আসবে।
আর সফটওয়্যারটি ব্যবহারের খরচ টিম মেম্বারের সংখ্যা ভেদে প্রতিমাসে একজনের জন্য ৩২-৫০ ডলারের মতো পড়বে। কোন ফ্রি ভার্সন বা ট্রায়াল ভার্সন নেই। তবে ডেমো থেকে এর কার্যক্রম সম্পর্কে ধারণা নিতে পারবেন।
উপরের পাঁচটি এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এর বাইরেও বেশ কিছু ভালো সফটওয়্যার রয়ে গেছে। এগুলো সম্পর্কে দেখে নিতে পারেন এদের ওয়েবসাইট দেখে।
এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার যেহেতু সবসময়ই ব্যবসায়ীক উদ্দেশ্য ব্যবহার করা হয়, তাই এর পিছনে খরচটাও বেশ ভালো পরিমাণেই হয়ে থাকে। তাই চট করে যে কোন একটা কিনে ফেলা নিশ্চয়ই বুদ্ধিমানের কাজ নয়।
এ বিষয়ে আমার পরামর্শ থাকবে, আপনার যদি এরকম কোন সফটওয়্যার ব্যবহারের প্রয়োজন হয়, তাহলে অবশ্যই কিছু সময় হাতে নিয়ে উপরের আলোচিত সফটওয়্যারগুলোর ট্রায়াল ভার্সন একটি একটি করে ব্যবহার করে দেখবেন। এতে একটু সময় লাগলেও আপনি কোনটি ব্যবহার করে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করছেন সেটি বুঝতে পারবেন।
আর এজেন্সী প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বিষয়ক কোন প্রশ্ন থাকলে কমেন্টে অবশ্যই জানাবেন, চেষ্টা করব সাহায্য করতে।
