৩টি ফ্রি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার আপনার সকল ডকুমেন্ট গুছিয়ে রাখা, সহজে খুঁজে পাওয়া ও সুন্দরভাবে অর্গানাইজ করতে সাহায্য করে থাকে। এই জাতীয় সফ্টওয়্যার ডেটা এবং উল্লেখযোগ্য তথ্যের ট্র্যাক না হারিয়ে একসাথে হাজার হাজার ডকুমেন্ট পরিচালনা করতে সাহায্য করে।

যে-সব কারণে আপনার অবশ্যই ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করা উচিৎ—

• ফাইল সিকিউরিটি বাড়ানোর জন্য
• রেগুলারিটি কমপ্লায়েন্স উন্নত করার জন্যে
• ফাইলগুলিতে সহজে এবং দ্রুত অ্যাক্সেস করার সুবিধা পেতে
• ডকুমেন্ট ব্যাকআপ নিতে
• ডকুমেন্ট পুনরুদ্ধার করতে
• ডকুমেন্টগুলি এবং এর মধ্যে থাকা তথ্যগুলি ভুল জায়গায় প্রতিস্থাপন করা থেকে বিরত থাকতে

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বা ডিএমএস অসংখ্য মানুষের কাজ একসাথে এক নিমিষেই করে দিতে পারে। এতে করে একটা প্রতিষ্ঠানের প্রোডাক্টিভিটি বেড়ে যায় বহু গুণে।

আগের আর্টিকেলে আমরা বড় ছোট সব ধরণের ব্যবসার জন্য সেরা ৫টি ফ্রি কাস্টমার ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার  সম্পর্কে জেনেছিলাম যেগুলো ফ্রি ছিল। আজকের আর্টিকেলে আমরা বিনামূল্যে পাওয়া যায় এ-রকম ৫টি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার সম্পর্কে জানবো। সেই সাথে সেগুলোর ডাউনলোড লিংকও থাকবে।

১. OpenDocMan

OpenDocMan হচ্ছে একটি ফ্রি, ওপেন সোর্স ও ওয়েব বেইজড্ ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম। এই সিস্টেমে আপনি খুব সহজেই অসংখ্য ডকুমেন্ট অ্যাড করে রাখতে পারবেন এবং নিজের প্রয়োজন অনুসারে গোছাতে পারবেন।

এক নজরে OpenDocMan-

• যে কোন ধরণের বা যে কোনও এক্সটেনশনের ফাইল অ্যাড করতে পারবেন।
• কোনও এফটিপি অ্যাক্সেসের প্রয়োজন নেই, ব্রাউজার থেকেই সরাসরি আপলোড করতে পারবেন।
• প্রতিটি ফাইলের জন্যে মেটা ডাটা ফিল্ড রয়েছে।
• প্রতিটি ফাইলকে ক্যাটেগরি বা ডিপার্টমন্টে অনুয়ায়ী অ্যাসাইন করতে পারবেন।
• কাস্টোম ডকুমেন্ট প্রপার্টি ক্রিয়েট করতে পারবেন।

২. OpenKM

OpenKM একটি অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ, ইফিসিয়েন্ট এবং পাওয়ারফুল ডকুমেন্ট ম্যানেজিং সফটওয়্যার। এটি আপনাকে সহজ ও নিরাপদ ডকুমেন্ট ম্যানেজিং এর নিশ্চয়তা দেয়। যে কোন ছোট বড় ব্যবসা প্রতিষ্ঠান বা এনজিও অর্গানাইজেশনের ডিজিটাল ডকুমেন্ট ম্যানেজ করার জন্যে OpenKM একটি দারুণ সফটওয়্যার।

এক নজরে OpenKM-

• বাল্ক ডকুমেন্ট আপলোডিং সুবিধা।
• জিপ ফাইলে তাড়াতাড়ি ও সহজে ডাউনলোড সুবিধা।
• সহজ পাসওয়ার্ড সিস্টেমের মাধ্যমে ডকুমেন্ট লক ও আনলক করার সুবিধা।
• ফ্রিতে ডকুমেন্ট টেমপ্লেট ব্যবহারের সুবিধা।
• ইমেল নোটিফিকেশন সুবিধা।

৩. SeedDMS

সহজে ব্যবহার যোগ্য ইনিশিউটিভ ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার সলিউশন হিসেবে SeedDMS এর অনেক সুনাম রয়েছে। প্রচুর পরিমাণে প্রয়োজনীয়, সফস্টিকেটেড এবং ফাংশনাল ফিচার দিয়ে সাজানো এই সফটওয়্যারটি আপনার ডকুমেন্ট সংক্রান্ত সকল সমস্যার দেবে।

এক নজরে SeedDMS-

• পুরোপুরি ওয়েব বেইজড্ ইউজার ইন্টারফেস।
• যে কোনও ফরমেট ও যে কোনও ভার্সণের ডকুমেন্ট রাখার সুবিধা।
• মাল্টিপল ইউজার ম্যানেজমেন্ট সুবিধা।
• গ্রুপ ম্যানেজমেন্ট সুবিধা।
• ডকুমেন্ট রিভিউ ও অ্যাপ্রোভাল ওয়ার্কফ্লো সুবিধা।

আশা করি, উপরোক্ত ৩টি ফ্রি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার থেকে যে কোনটি ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন। তবে, বুদ্ধিমানের কাজ হবে আগে সবটিই ব্যবহার করে দেখা এবং পরে সুবিধা মতো একটি সিলেক্ট করা। আপনি ব্যবহারের জন্যে কোনটি সিলেক্ট করেছেন তা কমেন্ট করে আমাদের পাঠকদের জানান।